Ferramentas do Departamento Financeiro
Ordem de pagamento
Para que serve e normas.
A ordem de pagamento (OPPC) foi criada para liberações de pagamentos diretos para fornecedores e reembolso de pesquisadores. As modalidades de pagamento podem ser: Transferências, TED (depósitos entre bancos diferentes), Ordens de Pagamentos (efetuados para pessoas/empresas que não possuem contas correntes.) e Boletos. Em casos de pagamentos diretos para fornecedores a preferencia é que sejam enviados boletos bancários.
Normas
As ordens de pagamentos devem ser enviadas com recibos ou notas fiscais em nome da FUNDAG que comprovam os gastos, eles devem estar em legíveis.
Preenchimento
Entrar no Giro DOC – Financeiro – Criar Solicitação – Ordem de Pagamento ou Prestação de Contas;
Projeto: Número do Projeto;
Dados do Beneficiário: Nome completo de quem irá receber e CNPJ ou CPF.
Informação para pagamento: Dados da conta do beneficiário em casos de depósitos ou boletos. É muito importante preencher os dados bancários corretamente para que o pagamento não fique parado por conta de erros de informações. Em casos de pagamentos diretos para fornecedores os dados bancários devem ser de pessoa jurídica. Não efetuamos pagamentos para fornecedores em contas de pessoas físicas.
Importante: Os pagamentos serão feitos nas contas bancarias que estão cadastradas no nosso sistema, para mudança de conta é necessário uma solicitação por e-mail ao financeiro.
Descrição do Uso: Despesas utilizadas, como: Combustível, pedágio, refeição, etc. Em casos de mais de um recibo da mesma despesa, somar todos os valores e cadastrar apenas uma vez no formulário.
Despesa: natureza da despesa. Exemplo: combustível, pedágio, refeição e etc.
Meta: não é necessário o preenchimento.
Rubrica e tipos: as informações logo abaixo.
Número: Número da nota fiscal e recibo, nos casos de cupons fiscais que não tem numeram usar uma sequencia como: 1, 2, 3, 4…
Valor: Valor da despesa, ou da somatória de despesas iguais.
Rubricas
DIAR: Diária;
MACO: Material de consumo;
PASG: Passagem;
STPF: Serviço terceiro pessoa física;
STPJ: Serviço terceiro pessoa jurídica;
STIM: Serviço terceiro importação;
EQNA: Equipamentos nacionais – equipamentos em geral;
EQIM: Equipamento Importado;
MPNA: Material permanente nacional – pode ser reagentes, insumos agrícolas, software, etc.
MPIM: Material permanente importado.
Tipos
CFI: Cupom Fiscal;
NFS: Nota Fiscal de Serviço;
NFF: Nota fiscal fatura;
REC: Recibo;
CTC: conhecimento de transporte;
EXT: Exterior;
FAT: Fatura;
GRE: Guia de Recolhimento.
Envio
Quando finalizado o preenchimento do formulário no Giro DOC, será necessário o upload de um arquivo agrupado com notas fiscal, recibos e boletos. O tamanho máximo aceito é de 15MB. Após o upload, para que a solicitação seja recebida pela FUNDAG, deve ser selecionado o botão de: Enviar para Triagem.
Prazos
Os prazos para realização dos pagamentos são de sete dias úteis depois dos recebimentos dos documentos pela FUNDAG. Nos casos dos boletos, os mesmos devem ser enviados com, no mínimo, dez dias antes do prazo do vencimento
Prestação de contas
Para que serve
As prestações de contas foram criadas para prestar contas de adiantamentos.
Normas
As prestações de contas devem ser enviadas com recibos ou notas fiscais em nome da FUNDAG que comprovam os gastos, eles devem estar em legíveis.
Preenchimento
Entrar no Giro DOC – Financeiro – Criar Solicitação – Ordem de Pagamento ou Prestação de Contas;
Projeto: Número do Projeto;
Selecionar adiantamento no quadro esquerdo e passar com a seta de indicação para o lado direito.
Dados do Beneficiário: Nome completo de quem recebeu o adiantamento;
Informações para pagamento: Dados da conta do beneficiário;
Descrição do Uso: Despesas utilizadas, como: combustível, pedágio, refeição, etc. Em casos de mais um recibo da mesma despesa, somar todos os valores e cadastrar apenas uma vez no formulário.
Meta: não é necessário o preenchimento.
Rubrica e tipos: as informações logo abaixo.
Número: Número da nota fiscal e recibo, nos casos de cupons fiscais que não tem número usar uma sequência como: 1, 2, 3, 4…
Valor: Valor da despesa, ou da somatória de despesas iguais.
Envio
Quando finalizado o preenchimento do formulário no Giro DOC, será necessário o upload de um arquivo agrupado com notas fiscal, recibos e boletos. O tamanho máximo aceito é de 15MB. Após o upload, para que a solicitação seja recebida pela FUNDAG, deve ser selecionado o botão de: Enviar para Triagem.
Obs.: Caso a prestação de contas vier sem a indicação do adiantamento a mesma será tratada como reembolso e o adiantamento não será compensado.
Diárias (RBDI) e Quilometragem (RBKM)
Para que servem: As solicitações de diárias e quilometragem foram criada para reembolso de despesas com viagens para os pesquisadores.
Envio: Devem ser geradas no GIRODOC e não precisam ser enviadas por e-mail, o financeiro irá acessara-las diretamente pelo GIRODOC.
Preenchimento no GIRODOC: Financeiro – Criar Solicitações – Diária/ Reembolso de Quilometragem Preencher dados solicitados.
IMPORTANTE: Quando a diária/quilometragem for feita para ser usada para prestar contas de adiantamento, ou seja, para ser usada como recibo em alguma OPPC, no preenchimento dessa diária/quilometragem deve ser selecionado a opção de: Utilizar na Prestação de Contas (OPPC), conforme abaixo:
Quando essa OPÇÃO for acionada, a solicitação de diária (RBDI) ou quilometragem (RBKM) não será paga para o beneficiário e ficara automaticamente com status de “PAGA” no histórico do GIRODOC.
Prazos de pagamento: solicitações feitas no GIRODOC entre segunda e quarta serão pagas na quinta e as geradas entre quinta e sexta serão pagas na segunda.
Adiantamentos
Para que serve
A solicitação de adiantamento foi criada para adiantar despesas urgentes para os pesquisadores.
Normas
Os aditamentos devem ser geados no GIRODOC e não precisam ser enviados por e-mail, o financeiro irá acessara-lo pelo GIRODOC. Não fazemos adiantamentos para pessoas jurídicas, apenas para pessoas físicas (pesquisadores). O limite são de três adiantamentos em aberto para cada CPF.
Preenchimento
Giro de Documentos – Financeiro – Criar Solicitações – Adiantamento.
Preencher dados solicitados.
Prazos
Formulários gerados entre segunda e quarta serão pagos na quinta e os gerados entre quinta e sexta serão pagos na segunda.
Transferência entre projetos
Para que serve
Transferência entre projetos foi criada para que os pesquisadores transfiram recursos de um projeto para outro, de mesma titularidade ou titularidade diferente como doação.
Normas
Os projetos devem ter saldos suficientes para as transferências, às solicitações podem ser enviadas por e-mail ou original. O pesquisador deve indicar o projeto e o valor desejado para transferência.
Informações importantes:
Todas as informações indicadas nos formulários são de responsabilidade do pesquisador.
A FUNDAG não faz a gestão do fluxo de assinaturas ou aprovações dos formulários, cada instituto ou centro de pesquisa tem um critério de aprovações e fica responsável por ele. Quando recebemos os formulários gerados no GIRODOC com a senha do coordenador ou de alguém que trabalha no projeto e foi autorizado pelo coordenador a gerar solicitações, consideramos autorizados para pagamento.
Departamento Financeiro (19) 3739-8035
financeiro@antigofundag.barbasdigital.net
